Negocios
Tras cada conversación analizada vinculada a un negocio o a un lead de tu CRM, Aelo anota el estado de ese negocio: el estado anterior más esta conversación. El estado responde a lo que un vendedor se pregunta antes del siguiente contacto:
- Situación —En riesgo, Requiere atención o Según lo previsto— y la probabilidad de cierre, junto con lo que cambió respecto al estado anterior;
- por qué esa situación, con una cita de la conversación en la que se dijo cuando la hay: un motivo que sigue vigente conserva la cita de la conversación anterior en los estados siguientes; si esa conversación se elimina, su cita ya no se traslada, y los estados ya construidos no cambian (el comentario en el CRM solo cita la última conversación);
- la próxima acción con su plazo y qué decir en el próximo contacto;
- los compromisos y las objeciones de las conversaciones, la calificación BANT (necesidad, presupuesto, plazos, decisor) y el interés del cliente (alto, medio, bajo).
Los consejos siguen la metodología de ventas del embudo del negocio: consulta Metodología de ventas.
El estado llega a las personas en tres lugares: la pantalla Negocios de Aelo, un comentario en el historial del negocio en el CRM y una tarea en el CRM que creas desde la ficha del negocio. A petición, Aelo también escribe un borrador de mensaje al cliente a partir del estado actual: consulta Borrador de mensaje al cliente.
Disponible en los planes Pro y superiores. En otros planes el elemento de menú Negocios conserva el candado y el nombre del plan. Mientras la organización tenga datos de demostración, la cola y las fichas de los negocios de demostración se abren llenas con ellos (Negocios de demostración), bajo un aviso: «Estos son datos de demostración. En {plan} y superiores, aquí estarán tus llamadas», con un botón Ver planes (o un aviso para pedírselo al propietario de la cuenta, en los roles que no pueden abrir la facturación). Sin datos de demostración, al abrirlo se muestra qué aporta la función y un botón Ver planes (o el aviso). El interruptor del comentario no se muestra. La cola y la ficha son pantallas de la aplicación web de Aelo. A Bitrix24 llegan el comentario y la tarea, y la pestaña Aelo de la ficha de un negocio o lead muestra allí la misma ficha de negocio, sin la cola: consulta La pestaña de Aelo en las fichas del CRM.
Un negocio lo ve quien puede ver la conversación en la que se basa su estado actual, el mismo límite que en los registros:
- Propietario y Administrador — todos los negocios de la organización;
- Supervisor — los negocios de sus proyectos asignados y de las personas a su cargo en la estructura de la organización;
- Agente — los negocios cuya última conversación es una llamada suya.
Las referencias a conversaciones que no puedes ver se ocultan en la ficha. Una conversación eliminada después de construirse el estado se muestra como «Conversación eliminada» en lugar de un enlace. Quienes ven todas las conversaciones de la organización conservan la cita; los demás ven solo la marca. El texto de una conversación solo se muestra a quien tiene derecho a leerlo. Quién puede crear una tarea en el CRM, en la matriz de permisos.
Abre Negocios en el menú lateral. La pantalla empieza con tres grupos —En riesgo, Requiere atención, Según lo previsto—, cada uno con el número de negocios y los importes del CRM, por moneda. Haz clic en un grupo para ver solo sus negocios; vuelve a hacer clic para ver todos. Los negocios cerrados en el CRM no están en los grupos: los cuenta una tarjeta aparte, Cerrados en el CRM, que los abre como lista.
La tabla tiene una fila por negocio o lead:
- Negocio o lead — su nombre en el CRM, o Negocio #… cuando no hay nombre del CRM; un lead lleva la marca Lead. Debajo del nombre está el motivo del estado, como en la ficha; solo lo ven quienes tienen derecho a leer el texto de la conversación;
- Estado y, debajo, la probabilidad de cierre;
- Próxima acción y, debajo, su plazo — los vencidos se marcan con el número de días;
- Importe — el de la última conversación (en el CRM puede haber cambiado después);
- Empleado — quien mantuvo la última conversación del negocio y, debajo, cuándo fue.
La cola se lee por páginas: Mostrar más carga la siguiente. Un negocio aparece cuando se analiza la primera conversación sobre él.
Un lead convertido en negocio (Bitrix24 o Uspacy): el primer estado del negocio continúa el estado del lead en el momento de la primera conversación del negocio, en el mismo proyecto, en vez de empezar de cero (una llamada posterior del lead no cuenta) y, en cuanto se analiza una conversación del negocio, el lead sale de los grupos y pasa a Cerrados en el CRM. Los estados anteriores del lead siguen en la ficha del lead; el historial del negocio empieza por su propio primer estado. Bajo el título, la ficha del negocio muestra Continuación del lead #… con un enlace a la ficha del lead, si puedes abrir ese lead. En Uspacy, el lead es el lead vinculado que Uspacy marca como convertido: un lead vinculado al negocio a mano no cuenta.
Haz clic en una fila para abrir la ficha. Arriba están el título, el importe y la etapa del CRM con la fecha a la que se muestran, y Abrir en el CRM, un enlace al negocio o lead en tu CRM.
- Ahora — situación y probabilidad de cierre (junto a ella, la que tenía en el estado anterior, si cambió), interés y la metodología con la que se construyó el estado;
- Próxima acción — qué hacer, para cuándo (una fecha vencida se marca con el número de días) y por qué; Crear tarea en el CRM (más abajo) y Borrador de mensaje al cliente (más abajo);
- Por qué este estado y Qué decir en el próximo contacto;
- Compromisos (abiertos, cumplidos, vencidos) y Objeciones (abiertas, resueltas);
- Calificación (BANT): qué se sabe y qué no, y cuántos de los cuatro puntos se conocen;
- Historial de estados — todos los estados, el más reciente primero, con lo que cambió. Una conversación que llega tarde —anterior al estado actual— se incorpora al estado actual y se marca añadido después; los estados anteriores no se reescriben;
- Conversaciones del negocio — las llamadas y chats del negocio; cada una abre la conversación.
Tras cada nuevo estado, Aelo añade un comentario aparte al historial del negocio o lead en el CRM (Bitrix24, Uspacy): la situación y la probabilidad de cierre frente al estado anterior, qué cambió, por qué, la próxima acción, qué decir, compromisos, objeciones, calificación e interés. Su última línea, Historial completo del negocio en Aelo, abre la ficha.
- El interruptor — Configuración del análisis → Actualización del CRM, Comentario sobre el estado de la negociación, encima de los ajustes de campos (para Uspacy es el único ajuste del paso). Está activado por defecto y lo cambian el Propietario y el Administrador. No depende de los interruptores del comentario y de la nota del informe de llamada: consulta Fuentes de datos.
- En qué CRM — solo en el CRM activo de la organización: el que recibe los informes de llamadas. Si los informes van a otro CRM, o la entrega a este está desactivada, el interruptor avisa de que los comentarios no se publican.
- Con qué conversaciones — solo con conversaciones de hasta 7 días: un comentario sobre una llamada de hace un mes llegaría al historial como si fuera una novedad. Una conversación tardía incorporada al historial no genera comentario.
- Una vez por estado. Es posible una repetición poco frecuente cuando el CRM aceptó el comentario pero su respuesta se perdió.
El botón Crear tarea en el CRM de la ficha escribe la próxima acción en tu CRM como una tarea: un clic, sin volver a teclear nada:
- el título es la próxima acción, la descripción es el motivo y el plazo sale de la ficha; la tarea se asigna al responsable del negocio en el CRM, cuando el CRM lo indica, y lleva un enlace a la ficha (una tarea creada desde la pestaña de Aelo en Bitrix24 no lleva enlace a ella);
- una tarea por estado: un segundo clic no crea otra. Si ha aparecido un estado más reciente, la ficha muestra ese;
- no hay tarea para las acciones Esperar respuesta y No dedicarle tiempo;
- Bitrix24 y Uspacy. En Bitrix24, la conexión con el CRM debe poder crear tareas (la ficha lo indica si no puede). En Uspacy, la tarea es una actividad planificada en el negocio o lead y se asigna al empleado responsable de ese negocio o lead en Uspacy, si Aelo lo conoce: Aelo lo averigua junto con el estado del negocio cuando la organización ha confirmado la instrucción de tratamiento versión 1.17 o posterior; hasta entonces, y cuando Uspacy no indica ningún responsable, Aelo no asigna a nadie y Uspacy asigna la actividad con su regla por defecto. Mientras el tratamiento del portal de Uspacy está en pausa o retirado, o la organización aún no ha confirmado la instrucción de tratamiento vigente, el botón está inactivo y la ficha explica por qué.
El botón está disponible para quien ve el negocio y tiene derecho a actuar sobre él: el Propietario y el Administrador, en cualquiera; el Supervisor, en los negocios de sus proyectos y de su gente; el Agente, en los suyos.
El botón Borrador de mensaje al cliente de la ficha del negocio, junto a Crear tarea en el CRM, escribe un breve mensaje de seguimiento para el cliente a partir del estado actual del negocio:
- De qué se construye. De los textos del estado actual —la próxima acción, la objeción abierta, los compromisos, la calificación y el interés— y de la metodología de ventas del embudo del negocio con las reglas de tu empresa. Los teléfonos, emails, números de tarjeta e IBAN que contienen se vuelven a enmascarar antes de enviarse. Al proveedor de IA no se envían la transcripción de la llamada, las citas de las conversaciones, los identificadores de las conversaciones ni el nombre del negocio, el importe, la etapa o el empleado responsable.
- Un borrador que debes revisar. Un mensaje breve en el idioma de análisis del proyecto del negocio, con un saludo sin nombre (añade tú el nombre). Se abre en un panel bajo la próxima acción: edita el texto ahí mismo, pulsa Copiar, Escribir de nuevo para otra versión, o Cerrar. Léelo antes de enviarlo: es una sugerencia de la IA, y lo envías tú mismo desde tu correo o mensajería.
- No se guarda ni se envía. El borrador vive solo en la pantalla: no se guarda en Aelo, no se escribe en el CRM y no llega al cliente. Un estado más reciente del negocio o salir de la ficha lo descarta.
- Solo con el estado más reciente. Si mientras mirabas la ficha ha aparecido un estado más reciente, la ficha muestra ese, y el borrador se escribe solo a partir del último: pulsa el botón de nuevo.
- Quién puede pulsarlo. Quien ve el negocio y el texto de su estado. A quien tiene el acceso analítico limitado por una concesión (Configuración → Equipo) le hace falta una concesión que permita leer los registros y su texto; si no, el botón no aparece, porque el borrador reproduce los textos del estado.
- Plan y demostración. Pro y superiores, como el estado del negocio. También funciona en los negocios de demostración: no necesita CRM.
- Límites. Como máximo 3 borradores por minuto, 30 por hora y 60 cada 24 horas por persona, y 5 por minuto, 60 por hora y 200 cada 24 horas para la organización. Al alcanzar un límite, la ficha lo dice con palabras; si no se puede leer el contador del límite, no se escribe el borrador.
- Coste. Lo paga Aelo: no se descuenta nada de tu saldo y el botón no se bloquea cuando el saldo se agota. Si la organización tiene su propia clave activa del proveedor de IA, la solicitud se hace con esa clave y el coste lo asume la organización.
Los consejos de un estado se construyen con una metodología de ventas, una por embudo. Abre Configuración del análisis → Metodología de ventas —un paso propio en los planes Pro y superiores; al Propietario y al Administrador también los lleva allí el botón Metodología de ventas de la pantalla Negocios— y el bloque del embudo:
- la metodología estándar — BANT, SPIN, MEDDIC, Challenger, o BANT + SPIN (por defecto);
- reglas de la empresa (opcional) — qué vendes y a quién; respuestas aprobadas a los motivos de objeción; reglas del siguiente paso y la pausa más larga en el contacto para cada etapa de este embudo; prohibiciones (descuentos y promesas que no deben ofrecerse). Cuando hay reglas, las recomendaciones toman de ellas lo concreto, y el estado nombra la metodología como «metodología + reglas de la empresa».
El bloque lo edita el Propietario; el Administrador lo ve solo en lectura. Restablecer la predeterminada devuelve el embudo a BANT + SPIN y elimina las reglas. Los embudos se leen de una conexión activa con Bitrix24 o Uspacy (un embudo de Bitrix24 o de Uspacy): consulta Perfiles de evaluación. Los leads siguen la metodología por defecto (BANT + SPIN); para ellos no hay ajuste por embudo. Un negocio de Uspacy también la sigue cuando en ese momento su embudo no se puede leer del portal. Mientras el tratamiento de un portal de Uspacy está en pausa o retirado, no se construye ningún estado para sus negocios y leads, tenga o no metodología su embudo.
La metodología se guarda para un máximo de 100 embudos de tu CRM. La metodología de un embudo que luego se eliminó en el CRM se conserva y aparece en el bloque El embudo ya no existe en el CRM, donde se puede restablecer; estas metodologías no cuentan para esos 100, pero junto con el resto se guardan como máximo 200 por cada CRM conectado. En cualquiera de los dos límites no se guarda una metodología nueva, y la pantalla indica qué restablecer. Cada metodología pertenece al CRM en el que se guardó: con Bitrix24 y Uspacy conectados, el paso muestra los embudos de Bitrix24, y un negocio de Uspacy sigue la metodología guardada para su embudo de Uspacy.
Los datos de demostración de una organización nueva incluyen negocios de demostración, para que la pantalla no esté vacía antes de la primera conversación real. No tienen vínculo con el CRM ni tarea en el CRM, pero el borrador de mensaje al cliente funciona en ellos, y salen de la cola cuando la organización tiene datos reales, como el resto de la demostración. En los planes inferiores a Pro los negocios de demostración también se muestran, bajo el aviso; allí el borrador de mensaje al cliente, la tarea en el CRM y el botón Metodología de ventas no están disponibles y dicen «Disponible en los planes {plan} y superiores».
- El estado lo construye la IA a partir de la transcripción de la conversación con los datos personales enmascarados, el estado anterior y los datos del negocio en el CRM (etapa, importe). Tómalo como una recomendación, no como un veredicto.
- Se construye con conversaciones vinculadas a un negocio o lead. Una conversación sin vínculo no forma parte de ningún negocio.
- Los estados de negocio y los borradores de mensaje al cliente se construyen en la cuenta propia de Aelo con el proveedor de IA, sin coste para usted. Si la organización tiene su propia clave activa de ese mismo proveedor, la solicitud se hace con esa clave y el coste lo asume la organización; en ambos casos Aelo no cobra nada.
- Un importe que el CRM no entrega —como en Uspacy— se muestra como —.
- El estado del negocio se conserva durante el plazo de conservación de la organización. Eliminar una llamada no elimina el estado del negocio ya construido a partir de ella.
Consulta también: Registros, Integración con Bitrix24, Fuentes de datos, Perfiles de evaluación.